MON ORGANISATION ANTI-PROCRASTINATION

Cette fois-ci, je vous invite dans une de mes habitudes pour éviter de repousser certaines tâches. Mon organisation anti-procrastination est simple à mettre en place. Mais y a-t-il des difficultés ? Et comment j’y suis arrivé ? Voici toute l’histoire, comment elle s’est construite.

Une stratégie pour une organisation anti-procrastination

Si j’en suis venu à traiter ce sujet de l’ajournement, vous vous doutez bien que ce n’est pas le fruit du hasard.

Durant la période 2016-2017, j’ai baissé les bras pour me mettre à l’action. Je ressentais beaucoup de difficulté à me mettre à la tâche. Entre de la fatigue, une baisse de moral, un manque de motivation et de sens à ce que je faisais, le cocktail était assez explosif. Enfin, il ne m’aidait surtout pas et mon estime de moi en prenait un coup.

En tant que coach en développement personnel ce n’était pas cohérent. Cette situation n’avait pas de conséquence sur ma clientèle mais dans d’autres domaines de ma vie. Finalement, ma démotivation me renvoyait une image de moi-même pas très positive. De plus, en étant un accompagnant, je me devais de trouver des solutions appropriées pour reprendre le contrôle sur ce qui me freinait (croyances, gestion du stress, mieux gérer le temps). Au moins pour donner l’exemple !

Le déclic en 2017

Le terme de procrastination devenait de plus en plus à la « mode » et c’est alors que je m’y suis grandement intéressé. Comme je n’aime pas faire les choses à moitié, je me suis plongé corps et âme dans ce sujet. Ainsi, j’ai lu des centaines d’articles, des livres et des travaux découlant de la psychologie. Je ne compte plus le nombre d’heures à visionner des vidéos ou à écouter des interviews. Je suis passé de démotivé à obsessionnel.

Dès lors, et plus je comprenais la complexité de la procrastination, je sentais que quelque chose en moi évoluait, notamment dans mes comportements. Je me lançais des défis pour réaliser certaines tâches. Je prenais mon courage à deux mains pour aborder l’administratif. La liste des tâches journalières s’amenuisait et je me sentais libéré d’un poids.

Toutefois, ce thème n’était pas aussi simple que cela à apprivoiser. L’étendue des facteurs sous-jacents me donnait le vertige. On parlait de motivation, de confiance en soi, de peurs, d’histoire familiale, d’estime de soi, de fatigue, de sens, de self-control, de discipline, d’habitudes, d’anxiété, d’hypersensibilité ou encore d’évaluation du temps.

Mes notes, vous vous en doutez ce comptaient par centaines. Je ne savais plus trop par où commencer. Et cette question revenait en boucle : « par où commencer ? », c’est certainement elle qui a été le déclic.

Comment mettre en place une organisation anti-procrastination ?

Mon but à ce moment-là se dessinait de cette façon :

• Comment pourrais-je aider mes client(e)s ?
• De quoi avais-je encore besoin pour me lancer dans ce coaching ?
• Qu’est-ce qui me paraissait pertinent ?
• Comment classer tout ce matériau récolté ?
• Comment le transmettre ? Et à qui ?

C’est alors qu’il s’est passé ceci : plus je focalisais sur ce sujet plus les idées s’éclaircissaient.

Sous le thème procrastination était regroupé tout ce qui m’intéressait dans le coaching :

• Les motivation(s)
• Le sentiment d’efficacité personnelle
• La confiance en soi
• L’estime de soi
• La résilience (nouvel élan, rebondir)
• La puissance de la force mentale

Je pouvais enfin mieux appréhender cette thématique : une grande catégorie et des sous-catégories. C’était un premier pas pour proposer un accompagnement construit, logique et efficace.

Une grande mindmap m’a permis de poser tout ça et j’ai fait le tri entre les techniques, les méthodes, les outils et ne l’oublions pas, le bon sens.

Mon idée devenait elle aussi plus claire : non pas de créer une méthode figée mais de pouvoir apporter un soutien flexible et adaptable. Chaque personne est unique et c’est évidemment aussi le cas pour les procrastinateurs.

Le faire savoir et passer à l’action

Alors, j’ai pris mon courage à deux mains et j’ai écrit un premier article sur ce site. Quelques jours plus tard, quelle ne fut pas ma surprise ! Un premier client s’engageait dans un CAP (Coaching Anti Procrastination). Puis un autre à frapper à ma porte et d’autres encore.

Dès lors, j’ai pris conscience, plus profondément, du besoin important auquel il fallait répondre. Il y avait une demande importante pour sortir d’un cercle vicieux afin d’être moins stressé et moins anxieux.

Ces premiers coachings m’ont montré que le sujet était donc sérieux et que pour certains c’était une véritable douleur. On me parlait de découragement, de blocages psychologiques ou encore d’émotions difficiles à gérer. Les témoignages que je recevais m’ont poussé à prendre à bras le corps cette thématique. J’en ai fait une « mission », un peu malgré moi, en m’investissant à 100% et en maintenant toujours le plaisir d’aider.

Comme le chemin commençait à se dessiner, je me suis questionné sur comment démocratiser le sujet de la procrastination sans surfer sur le phénomène de « mode » ?

Tout d’abord, j’ai créé une conférence « De la procrastination à l’action » qui a été rapidement réservée par plusieurs structures. Cela confortait mon idée d’organisation anti-procrastination.

Anecdote de conférencier

Pour l’anecdote, je me souviens d’un centre qui m’avait invité du temps de midi pour la présenter. Le responsable m’avait prévenu : « Stéphane, à cette heure-là, nous aurons un maximum 15 personnes, et encore, ce n’est pas certain. Tu es tout de même partant ? ». C’était ok pour moi et cela me permettait de l’animer pour la première fois sans pression.

Le jour-même, quand j’arrive au centre en question, c’est le branle-bas de combat. Tout le monde s’active comme dans une ruche. Le responsable vient me voir : « Stéphane, on n’a jamais vu ça pour une conférence à midi, il y a 60 réservations. On fait venir des petits fours supplémentaires ! »

Le public était à l’écoute, attentif, intéressé et à la fin de la conférence j’ai été bombardé de questions et de demandes de coachings. Elles allaient de savoir comment gérer son temps, être soi, comment mieux déléguer, lâcher-prise et être efficace pour mieux s’épanouir.

Conférence light et atelier

Par la suite, j’ai gardé cette conférence et j’en ai construit une autre version plus light. Cette dernière étant donc moins fournie, je pouvais la présenter en entreprise sans bloquer trop longtemps les employé(e)s dans leur journée de travail. Les buts étaient de savoir comment atteindre ses objectifs, de faire face à la peur de l’échec, de savoir gérer son stress et de prendre confiance en soi.

Et puis, face à la demande, l’animation d’un atelier a pris tout son sens. C’est ainsi que j’ai pu le proposer à plusieurs associations et entreprises. Là, en plus de la théorie, c’est l’occasion d’échanger sur le sujet, mettre en place des solutions et se motiver à être actif et respecter ses engagements.

Maintenant, une autre conférence est venue étoffée mes offres. Elle s’appelle « Tu ES le temps ». J’y fais un lien entre la procrastination, l’endurance et bien sûr le temps qui passe.

Mon organisation anti-procrastination

Maintenant que je vous ai planté le décor, je vous propose ma manière à moi de passer à l’action. Cela concerne surtout le sujet de l’administratif. Ça vous parle ?

Mais si, vous savez, quand il nous faut répondre à l’administration, gérer ses comptes, envoyer un mail à son assureur, téléphoner à son banquier pour lui faire une proposition, réclamer pour la Xème des documents à quelqu’un, ranger ses dossiers, facturer en tant qu’entrepreneur ou trier ses mails. Ça y est ? Vous avez les images en tête ?

La préparation :

Elle est fondamentale pour passer à l’action et faire « monter » la motivation. La préparation va vous mettre dans un certain état d’esprit en imaginant comment votre passage à l’action va se dérouler. C’est le moment de planifier la journée du lendemain pour gagner en efficacité.

Par exemple :

Le soir avant vous préparez vos documents, les numéros de téléphone, les emails et vous rangez votre place de travail. Comme pour préparer un marathon, tout est prêt pour le jour J (boisson, vêtements, dossard, montre GPS…). Vous mettez donc en place un planning pour plus d’efficacité personnelle le moment venu.

Vous établissez votre to do list et vous évaluez rapidement le temps nécessaire pour chaque tâche. Clarifier les minutages vous permet de mieux structurer votre journée de travail. Cela vous apporte une vision et vous évitez les mauvaises surprises. En quelque sorte, vous savez où vous allez.

Pour ma part, je travaille encore à l’ancienne. À part mon agenda en ligne et quelques tâches programmées, j’utilise toujours la liste sur papier. De plus, mes documents sont classés dans des pochettes A4 en pastique. Avant, j’avais aussi un code couleur que j’ai laissé tomber car il ne m’est plus utile. Cependant, le coup des pochettes à tout son sens, voici pourquoi.

L’action du jour J

Le lendemain, je suis donc prêt et j’y intègre la notion de plaisir. En fait, quand on cherche à se motiver on n’oublie souvent la satisfaction d’avoir réalisé ce que nous avons à faire. De mon côté, tracé les tâches terminées sur ma liste me procure une grande satisfaction et me libère.

Pour passer à l’action, je mets toutes les chances de mon côté :

• Café prêt
• Applications out
• Réseaux sociaux fermés
• Musique entrainante si besoin
• Matériel nécessaire à portée de main

Les fameuses pochettes sont devant moi ou à côté de moi, dans l’ordre où je dois les traiter.

Dès lors, je me focalise sur ce que j’ai à faire.

J’évite de tergiverser. Je prends la première tâche et je ne fermerai le dossier que quand le travail est terminé.

À chacun sa stratégie, mais dans ce cas, je repousse les pauses car elles peuvent me faire sortir de mon objectif. Entrer à nouveau dans l’action me demande trop de re-concentration. Donc, je préfère enchainer les tâches.

L’après

Ça y est ! Le job est fait. Chaque action est tracée sur la liste du jour. Je peux enfin décompresser, respirer et je n’ai pas procrastiné. Ce n’est qu’à ce moment-là que je réactive les applications, que je peux échanger avec mes contacts sur les réseaux sociaux et que je peux prendre un temps pour moi.

Pour votre organisation anti-procrastination

Retenez que la phase de préparation est essentielle car elle vous permet de mieux structurer votre plan d’action.

Réjouissez-vous et prenez du plaisir à vous libérer des tâches administratives.

À part dans certaines cas ennuyeux, ayez en tête que les personnes qui attendent sur vous ou que vous contacterez sont là pour vous aider. Avec cet état d’esprit, vous serez plus ouvert et motivé à les contacter. N’oubliez pas que c’est leur job, qu’elles représentent une entreprise et qu’elles éprouveront aussi du plaisir à communiquer avec une personne sympathique plutôt qu’agressive.

Le jour-même comptez jusqu’à 3 et lancez-vous dans l’action. Le manque de confiance, les peurs, l’anxiété et le stress disparaissent quand on est actif. Ne laissez pas vos pensées négatives freiner votre progression. Agissez.

Récompensez-vous à hauteur de la tâche effectuée. Et savourez la libération.

À vous de jouer !

Ma stratégie me convient parfaitement. De votre côté, vous pouvez bien sûr l’améliorer, y apporter votre touche, la réorganiser. Cependant, ne cherchez pas midi à quatorze heures. J’ai observé de nombreux procrastinateurs qui perdaient beaucoup de temps à vouloir organiser « l’agenda parfait ». Ce comportement est une bonne manière de ne pas passer concrètement à l’action.

• Au fait, et si tout ça était un jeu ?
• Comment le vivriez-vous ?
• Qu’est-ce que cela changerait dans vos journées ?
• Comment aborderiez-vous votre to do list ?
• Et si chaque récompense était sous forme de points (comme dans un jeu) ?

Autres idées d’organisation anti-procrastination

La procrastination est un phénomène que nous avons tous expérimenté à un moment ou à un autre. C’est l’art de remettre à plus tard ce que nous pourrions faire maintenant. Cependant, la gestion du temps efficace peut nous aider à surmonter ce comportement et à être plus productifs.

La première étape, je vous le rappelle, pour gérer votre temps efficacement est de planifier votre journée. Cela peut être fait en créant une liste de tâches qui comprend toutes les tâches que vous devez accomplir. Il est important de prioriser ces tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. La matrice Eisenhower est un outil utile pour cela. Elle vous aide à distinguer les tâches urgentes et importantes des tâches moins urgentes et moins importantes.

Une fois que vous avez votre liste de tâches, vous pouvez utiliser la technique Pomodoro pour vous aider à rester concentré. Cette technique implique de travailler pendant une période de temps définie, généralement 25 minutes, puis de prendre une pause de 5 minutes. Cela aide à réduire les distractions et à augmenter votre productivité.

Apprenez à dire non

Il est également important de savoir dire non. Dire non à des tâches non essentielles ou à des demandes qui ne contribuent pas à vos objectifs peut vous aider à gagner du temps. C’est là que le leadership et la prise de parole entrent en jeu. Vous devez être capable d’influencer les autres et de défendre votre temps.

Enfin, pour une meilleure organisation anti-procrastination, n’oubliez pas de prendre en compte les imprévus. Ils sont inévitables, mais si vous avez bien planifié votre journée et géré votre temps de travail, vous devriez être capable de les gérer sans trop de stress.

En résumé, la procrastination peut être surmontée par une bonne gestion du temps, une organisation personnelle efficace et la capacité de dire non. Avec ces outils, vous pouvez maîtriser votre temps, gérer votre emploi du temps et travailler avec efficacité.