10 ASTUCES POUR GÉRER LES INTERRUPTIONS EN TÉLÉTRAVAIL

Le télétravail, également connu sous le nom de travail à distance, est devenu une pratique courante dans le monde professionnel, en particulier depuis la pandémie de Covid-19. Cette méthode de travail gagne en popularité auprès des entreprises et des travailleurs indépendants chaque année, offrant une flexibilité très recherchée. 

En effet, selon les statistiques, un tiers des Français préfère cette approche. Malgré ses nombreux avantages, le télétravail peut être difficile en raison des multiples interruptions qui perturbent la concentration, surtout lorsqu’il s’agit de tâches chronophages. 

Comme vous, j’ai l’habitude d’informer mon entourage lorsque je ne suis pas seul à domicile, de couper la télévision, de mettre un casque sur mes oreilles et de planifier ma journée. Mais qu’en est-il des autres stratégies à mettre en place pour gérer ces interruptions qui peuvent entraîner une procrastination en télétravail ? 

Ensemble et grâce aux précieux conseils d’Ahmed Khalifa, auteur du blog Horizontélétravail et de cet article, explorons un éventail de techniques pratiques qui vous aideront à relever ces défis et à tirer le meilleur parti de votre temps de travail à domicile.

I. Les différents types d’interruptions

Pour commencer, il est indispensable de comprendre ce qui peut perturber vos sessions de travail.

1. Les interruptions numériques 

Les interruptions numériques ont considérablement évolué au cours de ce siècle. De nos jours, l’attention moyenne en ligne ne dure que quelques secondes, principalement en raison des pratiques des grandes sociétés technologiques qui investissent des millions de dollars chaque année dans le développement d’algorithmes toujours plus performants. 

Bien sûr, pour certains, l’utilisation du téléphone portable ou de la tablette est essentielle dans leur vie professionnelle. C’est pourquoi il est important de limiter autant que possible l’utilisation de ces appareils à des fins professionnelles uniquement. 

Cela peut ne pas être la solution la plus facile, mais il est crucial de garder à l’esprit qu’en moyenne, une personne consulte son téléphone portable 221 fois par jour, selon une étude britannique. Chacune de ces fois représente une occasion où votre attention se détourne de votre travail.

2. Les interruptions physique 

Les interruptions physiques sont souvent les plus difficiles à gérer, car elles ne peuvent pas être facilement ignorées. 

Elles regroupent toutes les personnes ou obligations pour lesquelles vous devez consacrer du temps, telles que : 

• Un ami voulant discuter d’un sujet important avec vous 
• Des membres de votre famille rendant visite 
• Votre chat réclamant de la nourriture ou voulant sortir 
• Vos enfants vous demandant de les accompagner à l’école 
• Les corvées domestiques 

Ces interruptions sont généralement inévitables et marquent la frontière entre votre vie personnelle et votre vie de télétravailleur. Dans la suite de cet article, nous explorerons en détail comment gérer efficacement ces interruptions.

3. Les interruptions corporelles

Vous connaissez cette sensation qui vous tenaille, celle qui vous rappelle de répondre à vos besoins fondamentaux. Vous vous hâtez alors de terminer votre travail pour vous diriger vers la cuisine, prêt à préparer un repas rapide. 

Cependant, en ouvrant le réfrigérateur, vous réalisez qu’il vous manque des ingrédients essentiels et que faire les courses serait une perte de temps pendant votre pause. Vous optez alors pour une barre de céréales ou un autre en-cas rapide que vous dégustez entre deux visioconférences. 

Quelques heures plus tard, le même problème se pose, cette fois-ci accompagné d’une sensation de soif, vous obligeant à quitter constamment votre poste pour répondre à vos besoins primaires.

Ces interruptions peuvent se manifester sous plusieurs formes :

• Maux de tête incessant
• Maux de dos vous obligeant à vous lever régulièrement
• Faim et soif
• Traitement médicamenteux

Bien qu’ils soient nécessaires à votre bonne santé, ils restent néanmoins anticipables et il vous faudra redoubler d’organisation pour éviter que cela gêne votre activité en télétravail.

II. Pourquoi la gestion des interruptions en télétravail est importante ?

À présent nous allons voir pourquoi il est important de gérer ces interruptions et quelles en sont les conséquences.

1. Difficile de faire le lien pour ce qui est urgent quand cela touche votre vie privé

Travailler à distance peut être un défi pour jongler entre les exigences professionnelles et les sollicitations de la vie personnelle. Les appels téléphoniques inattendus, les demandes des membres de la famille ou les problèmes domestiques peuvent facilement détourner votre attention et entraver votre productivité. 

C’est pourquoi, prendre le temps de répondre à chacune de ces interruptions peut considérablement réduire votre temps de travail et, pire encore, vous donner inconsciemment une raison qui légitime votre procrastination.

2. Plus difficile de se remettre au boulot après une interruption longue

Après une interruption prolongée, comme une pause déjeuner ou une conversation téléphonique imprévue, reprendre le travail peut être difficile. Passer d’un état de détente ou de distraction à un état de concentration et de productivité peut être abrupt et nécessiter un certain temps d’adaptation. 

Souvent accompagnée d’une baisse de motivation, cette transition entraîne une perte de temps précieux avant de retrouver pleinement votre rythme de travail.

3. Les interruptions attirent toujours plus d’ interruptions 

Effectivement, lorsque vous évoluez dans un environnement où les interruptions sont courantes et tolérées, maintenir un flux de travail continu et productif devient rapidement difficile. 

Il suffit de quelques interruptions que vous acceptez pour déclencher une cascade d’autres interruptions, car vos proches ou collègues peuvent facilement supposer que vous êtes disponible pour eux, quelles que soient vos occupations. 

Dans tous les cas, il est essentiel d’apprendre à gérer les interruptions en télétravail, car elles entravent votre productivité.

III. Les méthodes clés pour gérer enfin vos interruptions en télétravail

Rentrons dans le vif du sujet à présent, nous allons voir les méthodes pour gérer les interruptions en télétravail.

1. Bloquer toutes vos notifications non importantes

Effectivement, c’est l’un des conseils les plus courants, mais aussi l’un des plus difficiles à suivre, surtout à notre époque où les smartphones font partie intégrante de notre quotidien. Bien qu’ils puissent être utiles pour des tâches essentielles à votre activité, comme rester en contact avec le travail ou appeler un client, ils peuvent également devenir une source constante de distractions. 

Les applications colorées et bien visibles, souvent accompagnées d’une petite pastille rouge indiquant un nombre de notifications non lues, peuvent rapidement devenir une véritable toile d’araignée de distractions.

Alors évitez le plus possible d’utiliser votre téléphone et bloquer les notifications des applications non essentielles à votre activité. 

2. Optez pour une messagerie vocale encourageant les appelants à vous envoyer un mail/SMS

Moins courante mais tout aussi efficace, une stratégie consiste à personnaliser votre messagerie vocale pour indiquer que vous êtes en pleine session de travail, donc indisponible pour prendre des appels. 

Il est préférable pour les personnes de vous laisser un message écrit et concis, expliquant brièvement l’objet de leur sollicitation. 

Pourquoi privilégier un message écrit ? 

Cela permet d’éviter les messages vocaux interminables, les bruits de fond gênants et l’accumulation de messages que vous devrez écouter les uns après les autres.

3. Délimiter le temps de parole avec votre interlocuteur 

Pour toute interruption physique, il est crucial de définir clairement les limites de la conversation en fonction de votre emploi du temps ou de vos priorités professionnelles. Pas besoin de sortir le chronomètre pour cela. 

L’objectif n’est pas de presser les personnes qui souhaitent discuter avec vous, mais simplement de leur faire savoir que vous êtes initialement engagé dans une tâche professionnelle. Cette approche encourage votre interlocuteur à aller droit au but, sans s’attarder sur des sujets superflus. 

Bien que cela puisse surprendre certaines personnes lors des premières sollicitations, elles comprendront à l’avenir qu’il est difficile de vous détourner de vos tâches pour des conversations sans importance.

4. Ne laissez pas l’ interlocuteur s’asseoir près de vous

En lien avec le conseil précédent, lorsque vous êtes interrompu en télétravail, restez debout avec votre interlocuteur. Cela marque une pause dans votre travail pour répondre pleinement à sa requête. 

Il est crucial d’éviter que l’interlocuteur ne s’installe confortablement dans votre espace de travail en s’asseyant ou en posant sa veste sur une chaise, par exemple. L’objectif est de limiter au maximum la durée de l’interruption, et en restant debout, il devient plus difficile de prolonger la conversation inutilement. 

Si rester debout vous fatigue, vous pouvez vous asseoir quelques minutes à un coin de votre bureau sans pour autant inviter votre interlocuteur à faire de même.

5. Ma technique des post-its

Voici une méthode que j’apprécie particulièrement pour son aspect ludique et son efficacité. Je vous explique comment elle fonctionne. 

Pour commencer, munissez-vous de post-it de trois couleurs différentes, si possible. Le principe est simple : laissez les personnes souhaitant vous solliciter écrire un petit mot qu’elles pourront coller sur votre bureau, sans avoir besoin de vous interrompre, même si vous êtes en pause. 

Les couleurs des post-it serviront d’indicateur de priorité : 

• Les post-its rouges indiqueront une urgence ou une importance majeure. 
• Les post-its oranges signaleront une priorité importante mais non urgente. 
• Les post-its jaunes seront utilisés pour transmettre une information quelconque. 

Placez ces piles de post-it à proximité de votre bureau, de préférence dans une autre pièce, et informez votre entourage de cette nouvelle habitude.

6. Dire non poliment aux requêtes peu importantes

Parfois, le nombre d’interruptions devient tellement important qu’il vous est difficile d’avancer sur vos tâches. Dans de telles situations, il est parfois nécessaire de rejeter simplement les requêtes que vous jugez peu importantes. Cependant, il est important d’adopter une approche courtoise. 

Vous pouvez par exemple dire quelque chose comme : “Je suis déjà engagé dans une tâche minutieuse et chronophage en ce moment” ou encore “Actuellement, je suis surchargé de travail et je n’ai pas le temps de traiter ta demande avec toute l’attention qu’elle mérite”.

7. Annoncer la limite du temps de parole

Parfois, même après avoir défini clairement les limites de temps pour la conversation, votre interlocuteur peut revenir vous interrompre à plusieurs reprises, souvent pour des demandes liées au sujet initial. 

Dans ces cas, il est important de réaffirmer vos limites tout en restant courtois envers ceux qui vous sollicitent pendant vos périodes de travail. 

Une bonne pratique consiste à conclure vos échanges par une question fermée : “Ai-je répondu à ta demande ?” ou “As-tu obtenu la réponse que tu cherchais ?” puis de marquer un silence pour inciter la personne à répondre “oui” si c’est le cas ou à aller directement à l’essentiel si ce n’est pas le cas.

8. Faites garder vos animaux domestiques

Quel bonheur d’avoir votre petite boule de poils pour vous réconforter. Cependant, lorsque vous travaillez à domicile, la présence de vos animaux de compagnie peut parfois devenir une source d’interruptions.

Leurs miaulements/ aboiements insistants pour jouer ou leurs demandes de câlins à des moments inopportuns peuvent facilement perturber votre concentration et interrompre votre travail. L’idéal est de faire garder vos animaux de compagnie par des proches ou vos voisins.

Si vous ne pouvez pas faire garder vos animaux par des proches ou vos voisins, envisagez de leur aménager un espace de jeu où ils pourront s’occuper pendant que vous travaillez.

9. Préparer vos repas à l’avance

Une mode venue tout droit de l’autre côté de l’Atlantique, préparer ses repas à l’avance, communément appelée meal prep ou batch cooking, est l’idéal si, comme moi, vous n’aimez pas manger n’importe quoi sans passer trois heures en cuisine. 

Vous pouvez regrouper vos préparations dans des tupperwares pour quelques jours de la semaine, avec des étiquettes pour les plus minutieux d’entre vous, que vous n’aurez plus qu’à glisser dans votre frigo, prêts à être réchauffés.

10. Ne sacrifiez pas votre sommeil 

Tout comme votre estomac, votre corps a besoin d’être suffisamment nourri pour affronter les longues journées que vous vivez au quotidien. 

Par conséquent, ne négligez pas vos heures de sommeil si vous souhaitez être concentré et productif tout au long de la journée. Il est recommandé d’éviter la consommation de café, d’alcool et de limiter l’exposition aux écrans au moins 30 minutes avant de vous coucher, afin de favoriser un sommeil de qualité.

IV. Les erreurs courantes

Maintenant que vous disposez de toutes les clés pour gérer les interruptions qui perturbent votre activité en télétravail, explorons les erreurs courantes qui contribuent à ces interruptions.

1. Laisser la porte de votre bureau ouverte

Une erreur classique consiste à laisser la porte de votre bureau ouverte lorsque vous disposez d’un espace de travail clos. Cela peut donner l’impression aux autres que vous êtes disponible, car ils peuvent voir les moments où vous n’êtes pas forcément concentré à 100 % sur votre activité, comme vos pauses ou vos moments d’étirements. 

Ainsi, il sera moins dérangeant pour eux de venir vous interrompre. Le même principe s’applique à vos animaux de compagnie, qui pourraient s’inviter dans votre espace de travail et perturber vos visioconférences, par exemple.

2. Faites attention à ce que vous mangez

Lorsque vous travaillez à domicile, il est facile de céder à la tentation de grignoter des en-cas peu sains ou de sauter des repas en raison des amplitudes de travail. Cependant, il est essentiel de prêter attention à ce que vous mangez pour maintenir votre niveau d’énergie et votre concentration tout au long de la journée. 

Optez pour des repas équilibrés et des collations nutritives qui vous apportent les nutriments essentiels dont votre corps a besoin pour fonctionner de manière optimale. 

Évitez les aliments trop gras, sucrés ou transformés qui peuvent entraîner des baisses d’énergie et des fringales incontrôlables tout au long de la journée, vous obligeant à multiplier les interruptions en ramenant sans cesse de nouvelles choses à grignoter ou à boire.

3. Laisser la luminosité de vos écrans trop élevée 

On ne s’en rend souvent pas compte à première vue, mais la luminosité de vos écrans, si elle est trop élevée, peut entraîner une fatigue oculaire et des maux de tête, surtout si vous travaillez pendant de longues périodes. 

Réduire la luminosité peut soulager la tension oculaire et prévenir les maux de tête, vous permettant ainsi de travailler plus confortablement et surtout, vous évitez d’interrompre votre travail de fatigue pour le remettre au lendemain.

V. Ce qu’il faut retenir

Ainsi, gérer les interruptions en télétravail peut sembler compliqué, mais avec les bonnes stratégies en place, il est tout à fait possible de maintenir sa productivité en télétravail. 

En appliquant ces astuces, vous serez mieux armé pour faire face aux distractions et rester concentré sur vos tâches importantes. Rappelez-vous que la clé réside dans la mise en place d’une routine solide, la communication claire avec votre entourage et la discipline personnelle.

Merci encore à Ahmed pour tous ces conseils, il aborde d’ailleurs de nombreux thèmes en lien avec la productivité et le bien-être en télétravail sur son blog Horizontélétravail.