De j’étouffais à j’ai tout fait

J'ai tout fait

« On ne peut prendre en main son temps que si l’on sait ce qu’on souhaite en faire. »

Quand vous vous réveillez le matin en sentant que votre journée sera étouffante car trop chargée par de multiples activités et choses à faire, il est temps de réagir et de revoir vos priorités ! Nos vies (travail job, enfants, couple, sports…) sont souvent surchargées. Les journées devraient avoir 30 heures. Ou si seulement vous ne pouviez dormir que 2 heures afin de ne pas être débordé. Ou au contraire, vous ne trouvez plus le temps de vous reposer correctement. Vous ne prenez plus soin de vous. Vous avez beaucoup de peine à pensez à votre bien-être. Peut-être même que votre santé physique commence à s’en ressentir. Pourtant vous l’affirmez : « Je ne peux pas faire autrement ! J’ai tellement à faire ! ». A moins que cela vous serve à « cacher » un mal-être ? Bref, si cette situation ne vous convient plus, il va falloir apprendre à réorganiser vos journées !

Tout d’abord je vous propose de faire le point grâce à cette liste des voleurs de temps extraite du livre de Jean-Louis Servan Schreiber « Le nouvel art du temps »

Voleurs externes :

  • Appels téléphoniques imprévus ou inutilement longs
  • Collègues ou collaborateurs entrant exposer leurs problèmes ou faire la conversation
  • Politique de la porte ouverte, « devoir de disponibilité »
  • Visiteurs, clients, fournisseurs débarquant à l’improviste
  • Personnel insuffisamment formé
  • Le patron ou, pire, plusieurs patrons
  • Repas d’affaires, cocktails de promotion et autres soirées
  • Réunions trop fréquentes, trop longues, mal préparées
  • Démarches administratives personnelles ou familiales
  • Entretien, réparation de machine en panne (voiture, lave-linge, télévision…)
  • Rendez-vous (médecin, leçon de musique, sport…) pour les enfants, avec nécessité de les y conduire
  • Ménage, cuisine, commissions
  • Interruptions par ses enfants ou ses parents 

Voleurs internes :

  • Priorités et objectifs confus et changeants
  • Absence de plan de travail quotidien
  • Travaux non terminés, encore « en cours »
  • Pas de dates limites auto-imposées
  • Tendance à en faire trop, perfectionnisme
  • Manque d’ordre, bureau mal rangé
  • Confusion et doublon dans les responsabilités
  • Délégation insuffisante
  • Attention excessive aux détails
  • Retard à traiter les conflits
  • Résistance aux changements
  • Intérêts dispersés et trop nombreux
  • Inaptitude à dire non
  • Manque d’informations, communications insuffisantes (ou excessives)
  • Indécision ou décisions trop rapides (ou prise en comité)
  • Fatigue, baisse de forme

Ca vous parle ? Alors abordons quelques pistes utiles pour mieux vous organiser et reprendre le contrôle de vos journées.

J'étouffais j'ai tout fait

J’étouffais j’ai tout fait

La liste à faire

Même si cela peut paraître futile, cela reste une des meilleures méthodes pour avancer concrètement et éviter de se disperser. N’hésitez pas à indiquer les petites tâches rapides qui vont vous donner beaucoup de satisfaction lorsque vous les tracerez. Toutes celles et ceux qui utilisent cette stratégie prennent tout simplement leur pied en voyant la liste disparaître.

La liste à ne pas faire

Vous n’y avez pas pensé ? Pourtant elle s’avère aussi efficace. Vous savez, quand on écrit ce qu’il y a à faire et ne pas faire, les objectifs sont déjà plus simples à atteindre que par le seul fait de se les dire. La liste est devant vous, elle devient motivante. Donc, pour se cadrer, déterminez aussi ce que vous ne ferez pas : surfer sur les réseaux sociaux, refuser un café avec une copine, allumez la tv dans la journée, discuter de tout et de rien sur votre lieu de travail…

Focalisez

Si vous êtes sujet à la procrastination il va falloir prendre sur vous. Mais au final vous serez fier et soulagé ! Une tâche à la fois. Restez concentré quitte à vous imposez un timing : « Je me focalise 30 mns sur la tâche, ensuite je respire 5 mns, je me détends et je m’y remets. »

Soyez réaliste

Si votre liste est trop longue, si vous vous surchargez plus que de raison, vous perdrez certainement la motivation avant même d’avoir commencé. Votre liste doit être réaliste et réalisable !

J'étouffais j'ai tout fait

J’étouffais j’ai tout fait

Osez dire non

Quand vous êtes absorbé par une activité, ne vous laissez par distraire par les autres. Vous verrez, à force de leur dire non (« Non je n’ai pas le temps maintenant pour parler de ton week-end qui s’est mal passé avec ton conjoint, mais dans une heure je pourrai t’écouter » ou « Non, je ferai la pause clope après avoir terminé ce que je suis en train de faire » etc…) ils vont s’y habituer et… vous respecter !

Ce n’est ni méchant, ni négatif. C’est votre bien-être que vous défendez.

Anticipez

Il est utile de définir vos tâches à l’avance. A vous de trouver votre rythme. Est-ce le dimanche soir pour la semaine à venir ? Le soir avant ? Pour ma part, en dehors des rendez-vous fixés à l’avance (plus la préparation de ces entretiens), j’apprécie d’établir ma liste le soir pour le lendemain. Cela me permet d’avoir une vision plus claire de la journée qui m’attend. Mettez en place votre propre stratégie pour anticiper.

Quel support ?

C’est évidemment très personnel. Peut-être qu’un planificateur de tâches comme Trello vous convient parfaitement ? Ou êtes-vous un inconditionnel d’Outlook ? A moins que le post-it soit votre truc ? Ou encore une fiche cartonnée ? Et une mindmap, y avez-vous pensé ?

Un seul bémol avec les logiciels de planifications : certains nous font perdre beaucoup temps à les remplir et les programmer.

J’étouffais, j’ai tout fait !

Voici donc quelques trucs utiles pour éviter de crouler sous les tâches à réaliser. Cependant, vous en avez peut-être d’autres. J’en parle volontiers avec vous sur ma page Facebook. Mais attention ! Cela ne doit pas vous sortir trop longtemps de votre todolist 😉

Sinon, rencontrons-nous pour un coaching adapté et personnalisé à votre situation. Ca vaut vraiment le coup de ne pas gâcher vos journées et d’en reprendre le contrôle !


Soyez inspirés et inspirez à votre tour !

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Stéphane Abry Coaching

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